Vapaaehtoisten ohjaus ja tuki
Yksilöllinen tuki ja ohjaus
Vapaaehtoisista kannattaa huolehtia myös perehdyttämisen jälkeen tarjoamalla erilaisia tukitoimintoja. Ohjaukseen ja tukeen panostaminen viestii vapaaehtoisille, että heidän uurastustaanarvostetaan ja että heidän hyvinvointiinsa halutaan panostaa. On hyvä myös muistaa, että ohjausta ja tukea tarvitaan yhtä lailla yhdistyksissä ja ryhmissä, joiden toimintaa pyöritetään täysin vapaaehtoisvoimin ilman palkattua henkilöstöä.
Tuki ja ohjaus voi olla tarveperusteista ja/tai säännöllistä. Tuki voi olla kasvokkain tapahtuvia tapaamisia ja/tai keskusteluja verkon välityksellä, riippuen muun muassa toiminnan luonteesta ja käytössä olevista resursseista.
Pelimiitissä tukea, ohjausta ja keskusteluaikaa pyydettiin pääsääntöisesti vapaaehtoispohjalta toimivilta koordinaattoreilta, jotka olivat useimmille vapaaehtoisille niin kutsuttuja lähiesihenkilöitä. Tukea ja ohjausta pyydettiin useimmiten Discord-sovelluksen kautta yksityisviestillä. Jos asia oli arkaluonteisempi, suositeltiin ottamaan yhteyttä esimerkiksi Signal-sovelluksen kautta ja sopimaan sitä kautta yhteistä keskusteluaikaa.
Kaikkien vapaaehtoisten - myös koordinaattoreiden - oli mahdollista saada ohjausta ja tukea Ylivieskan 4H-yhdistyksen toiminnanjohtajalta. Toiminnanjohtaja oli toiminnan varsinainen esihenkilö, koska Pelimiitti-toimintaa toteutettiin Ylivieskan 4H-yhdistyksen alaisuudessa.
Vapaaehtoisista koostuva tukitiimi
Edellisen lisäksi osa vapaaehtoisista muodosti niin kutsutun tukitiimin.
Kyseinen tiimi järjesti ohjaukseen ja tukeen sekä toiminnan ideointiin keskittyviä iltoja. Discord-palvelun välityksellä toteutettuja iltoja oli kerran kuussa.
Ajatuksena säännöllisissä tuki-illoissa oli, että se mahdaltaisi kynnystä tulla jakamaan kuulumisiaan sekä kertomaan toimintaan liittyviä ideoita. Tukitiimin vapaaehtoiset saivat tukea tiimitehtävään erityisesti tukitiimistä vastaavalta koordinaattorilta.
Henkilökohtaisen ohjauksen ja tukitiimin järjestämien iltojen lisäksi olennainen osa Pelimiitin vapaaehtoistoimintaa oli kolme kertaa vuodessa järjestettävät Discord-tapaamiset. Näitä vapaaehtoisten Discord-serverillä pidettyjä tapaamisia kutsuttiin syysmiitiksi, kevätmiitiksi ja kesämiitiksi.
Vapaaehtoisten syys-, kevät- ja kesämiitit
Syysmiitti pidettiin yleensä elokuun loppupuolella, juuri ennen toiminnan syyskauden alkua. Kyseisessä miitissä uudet ja vanhat vapaaehtoiset tutustuivat toisiinsa. Syysmiitissä keskityttiin erityisesti käymään läpi tulevan syksyn ohjelmaa. Myös koordinaattoreiden ja vapaaehtoisten tehtävät ja vastuualueet olivat syysmiitin asialistalla.
Kevätmiitti järjestettiin tammikuun alussa ennen kevätkauden alkamista. Alussa keskusteltiin syyskauden aikana koetuista onnistumisista ja haasteista. Tämän jälkeen syvennyttiin kevään ohjelman läpikäymiseen. Kevätmiitti oli yleensä syys- ja kesämiittiä lyhyempi ja kevyempi.
Kesämiitti pidettiin joko toukokuun lopulla tai kesäkuun alkupuolella. Tässä miitissä arvioitiin vapaaehtoisten kesken koko Pelimiitin toimintakautta. Arvioinnin ja keskustelujen pohjana käytettiin SWOT-analyysia, jossa pohditaan toimintaa vahvuuksien, heikkouksien tai haasteiden, mahdollisuuksien ja uhkien kautta. SWOT-työskentely toteutettiin tekemällä joko Padlet-seinä tai Google Docs -tiedosto ja jakamalla linkki vapaaehtoisille, jotta he pääsevät itse lisäämään omia ajatuksiaan menneestä kaudesta.
Yhteisen pohdinnan pohjalta laadittiin tulevalle syyskaudelle 1-3 pientä konkreettista kehitystoimea, sen hetkiset aika- ja muut resurssit kuitenkin huomioiden. SWOT-työskentelyn päätteeksi kiitettiin vapaaehtoisia esimerkiksi pelaten yhdessä party-peliä.
Vapaaehtoisten kiittäminen ja muistaminen
Pelimiitissä järjestettiin ohjelmaa myös vapaaehtoisille. Vuoden loppupuolella hauskaa pidettiin esim. pikkujoulujen merkeissä, jossa pelattiin yhdessä vapaaehtoisten porukalla. Kesämiiteissä jaettiin kehuja ja kiitoksia ääneen tai kirjoittamalla Padlet-seinälle.
Pelimiitissä oli myös tapana jakaa todistukset vapaaehtoisille merkiksi toiminnassa mukana olemisesta. Todistusten avulla vapaaehtoiset saattoivat osoittaa omaa aktiivisuuttaan esimerkiksi työnhakutilanteessa.