Vapaaehtoisten perehdytys

Pelimiitin vapaaehtoiseksi ilmoittautuminen

Pelimiitissä vapaaehtoiseksi ilmoittauduttiin täyttämällä Forms-lomake, jonka linkki löytyi Pelimiitin verkkosivuilta.

Lomakkeella kysyttiin henkilötietojen lisäksi alustavia ajatuksia siitä, millaiset tehtävät häntä kiinnostavat. Lomakkeen lopusta löytyvään "Vapaa sana" -tyyliseen tekstikenttään oli mahdollista jättää esimerkiksi mielessä olevia kysymyksiä, joihin toivoisi vastauksia ennen toiminnan aloittamista.

Pelimiitissä ilmoittautumislomake oli alkuun avoinna läpi vuoden. Viimeisillä toimintakausilla siirryttiin vain rajoitetun ajan auki oleviin lomakkeisiin. Tämä liittyi muutokseen, jossa siirryttiin jatkuvasta perehdyttämisestä kaksi kertaa vuodessa perehdyttämiseen. Tällainen keskittäminen helpotti perehdyttämisen mainostamista sekä isomman joukon perehdyttämistä kerralla.

Aloituspalaveri uuden vapaaehtoisen kanssa

Tehtävänkuvan sopiminen tehtiin yhdessä vapaaehtoisen kanssa keskustellen. Tätä varten sovittiin erillinen palaveri, jonka kesto oli yleensä noin 1-2 tuntia.

Discord-puheluna toteutetussa palaverissa keskityttiin molemminpuoliseen tutustumiseen sekä tehtävänkuvan muotoilemiseen. Samalla sovittiin muista yksityiskohdista, esimerkiksi perehdytyksestä, vapaaehtoisten Discord-serverille liittämisestä sekä aloitusajankohdasta.

Aloituspalaverista sekä yksilöllisestä huomioinnista tehtävänkuvan muotoilussa. kerrotaan tarkemmin PDF-tiedostossa, joka on ladattavissa tämän sivun alalaidasta löytyvästä Materiaalit ja linkit -kohdasta. Sama tiedosto löytyy myös Pelimiitin materiaalit -sivulta.

Vapaaehtoisten perehdytys

Uusilla vapaaehtoisilla on oikeus saada hyvä ja kattava perehdytys ennen toiminnan aloittamista. Perehdyttämisen voi hoitaa yksilöllisesti ja/tai ryhmämuotoisesti, jatkuvasti pienissä osissa tai kootusti pari kertaa vuodessa. Omalla toiminnalle sopivaa perehdytysmallia muotoillessa on hyvä huomioida käytettävissä olevat aika- ja muut resurssit, varsinkin silloin jos toimintaa toteutetaan ilman palkattua henkilöstöä.

Digitaaliset ympäristöt mahdollistavat myös niin kutsutun jatkuvan perehdyttämisen. Digitaaliset työkalut ja ympäristöt tarjoavat mahdollisuuksia itseopiskeluun ja verkkokurssien hyödyntämiseen. Pääasia on, että vapaaehtoiset saavat tehtävänsä hoitamiseen tarvittavan tiedon. Tarpeellinen tieto vaihtelee toiminnasta ja osallistujasta riippuen.

Pelimiitissä perehdyttäminen toteutettiin kahden kerran etätapaamisena. Nämä toteutettiin vapaaehtoisten Discord-serverillä, jonne vapaaehtoistoiminnan koordinointi oli muutenkin keskitetty. Yhden tapaamisen kesto oli enintään kaksi tuntia, sisältäen puolivälissä pidettävän tauon. Kaksi tuntia koettiin olevan maksimi, minkä verran ihmiset keskimäärin jaksavat keskittyä verkon yli tapahtuvaan koulutukseen. Koko perehdytys oli laajuudeltaan siis neljä tuntia. 

Perehdytyksessä käytiin läpi muun muassa:

• Pelimiitin perustiedot, arvot ja tavoitteet
• Vapaaehtoistoiminnan muodot ja käytänteet
  • Tehtävät
  • Tilastointi
  • Toimintakausi
  • Sisäinen viestintä ja toimintakulttuuri
• Ohjaus, vuorovaikutus ja sensitiivinen kohtaaminen verkossa
• Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus
• Turvallisemman tilan periaatteet
• Häirintä- ja haastavien tilanteiden selvittäminen

Joskus kävi niin, ettei osa päässyt paikalle. Tällöin perehdyttäminen suoritettiin osittain itseopiskeluna. Vaatimuksena oli kuitenkin, että kaksi-osaisesta perehdytyksestä oli vähintään osallistuttava toiseen.

Perehdytyksen jälkeen asioita oli mahdollista kerrata. Perehdytyksen kaikki materiaalit löytyivät vapaaehtoisten Discord-serveriltä. Kyseisen serverin Info-nimisen luokan alle oli luotu #perehdytys- ja #viestintäinfo -nimiset tekstikanavat. Näille kanaville oli lisätty ajantasaisimmat perehdytysmateriaalit PDF-tiedostoina sekä avattu tekstimuotoisesti Pelimiitin toimintakulttuuria ja sisäisen viestinnän käytänteitä.

Vapaaehtoistoiminnan perehdytyksen kehittäminen

Pelimiitti-toiminnan loppupuolella oli työn alla muutamia kehittämistoimia, joilla olisi kehitettyä vapaaehtoistoiminnan perehdytystä joustavampaan suuntaan. Alla kerrotaan muutamasta projektista, joita Pelimiitissä oli jo vähän käynnistetty ja aikomuksena käynnistää.

Verkkokurssi

Kehitteillä oli itseopiskelukurssi, jonka avulla osa materiaalista olisi ollut mahdollista opiskella itsenäisesti. Kurssin alustana olisi toiminut alustavien suunnitelmien mukaan joko erillinen Discord-serveri tai Google Classroom -alusta.

Tärkeimmät osiot  - joita olivat esimerkiksi turvallisemman tilan periaatteet sekä ohjaus ja vuorovaikutus verkossa - olisi edelleen käyty läpi yhteisessä perehdytyksessä koordinaattoreiden johdolla. Tiettyjä asioita on helpompi käydä läpi yhdessä keskustelemalla kuin kirjallisessa muodossa.

Open Badge -merkki

Pelimiitissä oli myös keskusteltu Open Badge -osaamismerkin käyttöönotosta. Tällaisilla osaamismerkeillä voidaan tehdä näkyväksi sitä osaamista, minkä henkilö saa toimiessaan vapaaehtoistoiminnassa tai kerää itseopiskelun kautta. Osaamismerkit sisältävät itsessään tiedon merkin myöntäjästä ja kriteereistä, jotka on täytettävä merkin saamiseksi. 

Pelimiitissä oli vahva painotus digitaalisissa ympäristöissä toimimisella. Toiminnan luonteen vuoksi olisi Open Badge ollut siis luonteva valinta. Ajatuksena oli tehdä näkyväksi myös Pelimiitin ulkopuolelle se osaaminen, minkä vapaaehtoiset kerryttivät itselleen ollessaan Pelimiitti-toiminnassa.

Materiaalit ja linkit

Kansalaisareena ry. Nuorten vapaaehtoistyön käsikirja. https://kansalaisareena.fi/nuorten-vapaaehtoistyon-kasikirja/.⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠

Open Badge Factory -sivusto. https://openbadgefactory.com/fi/. 

Osaamiskeskus Kentauri 24.8.2022. Kentaurin osaamismerkit nuorille vapaaehtoisille. https://kentauri.fi/julkaisut_ja_tyokalu/kentaurin-osaamismerkit-nuorille-vapaaehtoisille/.