Vinkkejä pelitapahtumien järjestämiseen

Ota nuoret mukaan eri tavoin

Kartoita nykytilaa ja nuorten tarpeita. Onko suunnitellulle tapahtumalle aidosti tarvetta?
Nuorten tarpeita ja toiveita kannattaa selvittää monin eri tavoin. Näin mahdollisimman moni nuori voisi löytää oman tapansa vaikuttaa ja kertoa ajatuksiansa toiminnasta.
Kohderyhmälle suunnattu kysely on hyvä ja perinteinen tapa saada kerättyä tietoa, mutta sen ei kannata olla ainoa väylä tiedon keräämiseen. Osalle kun ei ole luontevaa jakaa ajatuksiaan monivalintakysymysten vaihtoehtoja valitsemalla ja/tai avoimiin kysymyksiin kirjoittamalla.
Mahdollisen kyselyn rinnalla kannattaa hyödyntää esimerkiksi seuraavia väyliä:
- Keskustelut ja kohtaamiset eri tilanteissa
- TikTok- ja Snapchat -keskustelut
- Instagram Storyjen eli Tarinoiden Kysely-tarrojen käyttäminen
- Julkinen Padlet-seinä, johon saa heittää anonyymisti ideoita ja toiveita (tämän olemassaolosta kannattaa kuitenkin viestiä selkeästi ja aktiivisesti eri kanavia pitkin)
- Koulupäivystyksen yhteydessä oleva palauteboksi
- Vapaaehtoisista nuorista koostuvan suunnitteluryhmän perustaminen (tässä selkeä, aktiivinen ja "mitä minä saan tästä?" -painotteinen viestiminen on tärkeää)
- Ideointi-illan järjestäminen toimintanne tiloissa
- Nuorisovaltuuston ynnä muiden vastaavien ryhmien kuuleminen
- Yhteistyön tekeminen oppilaskunnan hallituksen kanssa
Ota nuoret alusta asti mukaan tapahtuman suunnitteluun ja järjestämiseen.

Aloita ajoissa. Erityisen tärkeää tämä on uusien tapahtumien kohdalla.
Laadi alustava suunnitelma viestinnästä ja sen aikataulusta. Suunnitelma auttaa hahmottamaan, missä vaiheessa mistäkin asiasta pitää viestiä ja millä kanavalla.
- Esimerkkinä syksyn Pelimiitti LAN -lanit:
  - Viestintää aloitettiin jo elokuussa (teaser).
  - Lanitiimiä aloitettiin mainostamaan syyskuussa eli kuukautta ennen tiimin toiminnan käynnistymistä.
  - Ilmoittautumisaikaa oli noin 3-4 viikkoa. Ilmoittautuminen päättyi viikkoa ennen tapahtumaa. Näin ollen LAN-tapahtuman intensiivisin jakso mainostamisen osalta oli lokakuu.
  - Tapahtuman jälkeen tehtiin vielä nostoja tapahtumasta sosiaalisen median kanaviin.
Tee viestintää kohderyhmä (nuoret) edellä. Mitkä asiat heitä puhuttelevat? Mitä osallistuja saa tapahtumasta? Missä kanavissa he käyttävät aikaa?
Laadi tapahtumalle selkeä visuaalinen ilme: värit, fonttityylit, muodot, kuvasto ja niin edelleen. Yhteneväinen ilme lisää mielenkiintoa tapahtumaa kohtaan.
Mainosta myös jalkautumalla kentälle ja kertomalla nuorille tapahtumasta kasvokkain. Voit esimerkiksi jakaa tapahtuman esitteitä koulupäivystyksen yhteydessä ja/tai nuorisotalolla.

Alta löytyy muutamia vinkkejä yhdenvertaisuuden ja moninaisuuden huomioimiseen:

Laadi tapahtumalle turvallisemman tilan periaatteet. Jos organisaatiollanne on kyseiset periaatteet jo käytössä, käytä niitä myös tapahtumassa.
Jaa tietoa tapahtuman turvallisuuteen liittyvistä käytännöistä. Kerro eri kanavissa esimerkiksi, että tilaisuudessa on käytössä turvallisemman tilan periaatteet ja että tapahtumasta löytyy yksi tai useampi häirintäyhdyshenkilö.
Päättäkää, kuka tai ketkä toimivat tapahtuman häirintäyhdyshenkilöinä.
Kiinnitä huomiota käyttämäsi kuvaston moninaisuuteen tehdessäsi tapahtuman mainoksia ja muita materiaaleja. Onko kuvasto liian yksipuolinen? Voiko mainoksista ja muista materiaaleista mahdollisimman moni nuori löytää samaistumiskohteita?
Jos tapahtumapaikan vessat on merkitty "Miesten WC"- ja "Naisten WC"-merkeillä, muuta ne sukupuolineutraaleiksi peittämällä ne "WC"-merkeillä (esimerkiksi A4, jossa teksti "WC").
Suosi esteettömiä tiloja.
Mieti tapahtuman pääsymaksua. Tarvitseeko sitä ollenkaan vai voisiko se olla summaltaan niin pieni, että myös vähävaraisilla on mahdollista osallistua tapahtumaan?
Jos tapahtumaan sisältyy ruoka- ja juomatarjoilu, kannattaa mahdollisessa ilmoittautumislomakkeessa tiedustella allergia- ja erityisruokavalio -tietoja.

Kartoita mahdollisia yhteistyökumppaneita tapahtumaasi varten. Tällöin työtaakkaa voidaan jakaa, eikä kaikkea tarvitse hoitaa itse.
Yhteistyökumppaneita voi hakea joko yleisessä mielessä tai jokin tietty tapahtuman osa mielessä.
Potentiaalisia yhteistyötahoja ovat hankkeet, järjestöt, oppilaitokset, yritykset ja yksityiset henkilöt (nuoret ja aikuiset).
Yhteistyökumppaneihin kannattaa ottaa yhteyttä sähköpostitse ja/tai puhelimitse.
Jos tapahtumalle/toiminnalle on laadittu verkkosivut, voi sinne lisätä oman Yhteistyö-sivun mahdollisia yhteistyötahoja varten. Tässä esimerkki Pelimiitin verkkosivuilta löytyvästä Yhteistyö-sivusta: https://pelimiitti.wordpress.com/yhteistyo/.
Mitä aikaisemmin olet liikkeellä, sitä varmemmin yhteistyökuvio myös toteutuu.

Jos tilassa on paljon tietokoneita ja muuta elektroniikkaa, kannattaa tehdä ennakkoon ilmoitus tapahtumasta paloasemalle.
Laadi tapahtumaa varten turvallisuussuunnitelma. Tarkista organisaatiossa käytössä olevat vakuutukset.
Muista varata tapahtumaan EA-tarvikkeita.
Osallistujille kannattaa selkeästi kertoa, kuka on tapahtuman turvallisuusvastaava. Osallistujille on hyvä kertoa (LAN-)tapahtuman alussa myös hätäuloskäyntien sijainnit sekä ulkona oleva kokoontumispaikka (jos tapahtumassa esimerkiksi syttyisi tulipalo).
Jos oma tekninen osaaminen ei riitä, hanki avuksesi asian paremmin hallitsevia. Verkkopelitapahtumaan liittyvää osaamista voi kysellä IT-tuelta ja/tai kouluilta, joissa lähiverkot ovat käytössä koko ajan.
Ennen tapahtuman alkua on hyvä testata, että kaikki tekniikka toimii. Tätä varten voi värvätä esimerkiksi jonkun nuoren tai täysi-ikäisen vapaaehtoisen, joka testaa että tarpeellisiin pelipalveluihin on pääsy ja verkko toimii ajatellulla tavalla. Aina on parempi varmistaa kuin olettaa!
Kaikkea tarvittavaa laitteistoa ei ole pakko hankkia itselleen. Kannattaa kysellä joltain samanlaista tapahtumaa järjestäneeltä, josko heidän käyttämänsä tavarat olisivat käytettävissä tapahtumassanne.
Alta löytyy pari opasta (Verken ja SEUL :ryn tekemät), joissa kerrotaan tarkemmin LAN-tapahtumien tekniikkaan liittyvistä asioista.

LAN- tai muun pelitapahtuman ohjelman ei ole pakko sisältää vain ja ainoastaan peliturnauksia. Osalle kilpailullisuutta korostavat peliturnaukset eivät tunnu omalta jutulta.
Mieti, mitä muuta ohjelmaa laneissa voisi olla tarjolla peliturnausten lisäksi? Voisiko laneissa/pelitapahtumassa olla esimerkiksi:
- Lauta- ja korttipelipiste
- Piirrä pelihahmo -haaste
- Paint-piirtoturnaus
- Askel-haaste - kuinka monta askelta otat lanien aikana? (nykyään moniin kännyköihin saa ladattua ilmaisen askelmittarin sovelluskaupasta)
- Jotain muuta, mitä? Ideoi ennakkoluulottomasti!